2012年7月25日 星期三

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)

前一課:【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-序曲(Lesson 1/7)

本節課:『拉皮工程』-格式設定一致性的重要~



何謂『拉皮工程』?
簡單來說,就是外觀工程。雖然我們說肚子或腦袋裡的東西最重要,但第一印象如果無法吸睛,可能連表現的機會都沒有。

文件製作的好不好,有時會給"專業形象"加分~不管你覺得那是否重要,但有幫助倒是可以肯定的。

章老師我一直自認自己對文件有著處女座的挑剔個性…所以養成一些做文件的習性,當成為"習慣"時,這些動作就會自然到不會多花你多少時間來處理,但卻讓閱讀文件的人感到舒適。所以今天先跟大家分享我的特殊怪僻@@

1. 字型的一致性:一份文件最好不要有太多不同的字型,專業的文件,更不適合用"可愛"的字型來顯示。雖然很多人都覺得細明體很醜,但如果你的文件內容字數很多,細明體反而讓閱讀的人較為舒適,不會容易疲勞~
本份文件有著3種以上的字型,如果你看得仔細的話~請全選改成相同的字型~
另外本文字型大小也是好多種,最好只要有幾類大小的字型即可。

2. 對齊的一致性同一個欄位最好有著相同的對齊方向。通常文字都靠左對齊,數字都靠右對齊(比較好觀看大小)。欄位內容長度一致的,就可選擇置中對齊。
本份文件「規格」有置中及靠右對齊~我會將數量等置中,金額靠右。

3.框線的一致性表格框線嚴重影響到閱讀的舒適感…若必要讓框線有粗細之分,寬度差異也不要太大。最忌諱的是同一條線在不同格裡還有粗細之分(例如有些框線忘了畫到一邊)
本分文件在倒數第二列的下框線前後粗細不一致~將內框線全改一致,外框線及最後一列用粗框線來標示。

4.比例的一致性:我們說人的身材,『比例』可能比『高矮』在視覺上的感受性還要重要。在表格裡,很多人會乎略這個小技巧。欄或列的寬度若存在一個"倍數"關係,表格的協調性就會大大的提昇。例如:如果C、D欄的寬度是8,E、F欄就可設為1.5倍=12,總價可以設為2倍=16。這種設定雖不影響內容,但在表格設定之初有這習慣…你的表格通常舒適感及專業性會加分喔!

5.其它如在表格內就無需加「:」這類的…也可順道修正一下。



我們今天的課程,只有針對部份的外觀做整理,下一堂課會繼續講到格式設定的部份喔!算是拉皮工程的進階版喔!!記得來上課~~~


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