【Excel】利用〔格式化條件〕讓帳目表或行事曆自動顯示整月日期 ( Lesson 1/1)

上週五我們介紹了 【Excel】如何讓儲存格依據條件"自動"變色呢?-格式化條件

不知各位學員有沒有練習呢?

其實不管在工作上或生活上，簡單的〔格式化設定〕是可以達到讓例行性事務簡單化的效果喔!

今天我們來介紹一個〔格式化設定〕設定的小範例。

這是源自於老師的一個學員，她用Excel記帳記了非常多年…

但她有一個困擾，就是每年在年初時，都要把該年度的日期重打一遍，並加上星期幾以利觀看。雖然這並不是件困難的事…但每年總要做上個一回，並一個月一個月滴打入~還必需注意該年度是否潤年喔~

因此老師用她記帳的格式，幫她做了大幅度的調整，設定了一些函數及VBA讓它每年只要"打個年份"，整年度日期全面更新。按個鈕…前一年度資料明細全部清除~~感覺起來是否輕鬆多了!!

不過這不是今天要介紹的重點。今天的重點我們將放在…

『如何顯示每月的最後一天』

一年12個月，有大小月、還有潤年的問題~~

老師的作法是：每個月都拉31天，但最後日期若不是該月份，就讓它用不同的底色並且不要顯示日期，是否就達到我們要的效果了呢?

格式化設定的作法，我就不多說了!!大家可以回去復習 【Excel】如何讓儲存格依據條件"自動"變色呢?-格式化條件 這裡只介紹應用方式。

《1》判斷若儲存格的月份不等於(< >)前一天的月份→這就代表跨月的意思了!

如何判斷月份，我們利用〔MONTH(日期)〕來取出欄位的月份

MONTH(CH2)=2→2012/2/29

MONTH(CK2)=3→因為2012/2/29日下一天是2012/3/1

《2》設定該儲存格的格式，重點→把底色及文字顏色設成相同…那即使有日期，不就也看不出來了~呵呵!

這些應用，泛用在工作及生活上需要文件記載的地方!

大家可以嘗試去熟悉它…成為習慣後，這些步驟就不會再是件困難的事囉!

加油~

今日作業：

大家有沒有注意到…老師的表，週六假日的顏色也不同喔!

可以試試連週六、週日都自動變成不同底色喔~

【Excel】如何讓儲存格依據條件"自動"變色呢?-格式化條件

相信很多人在建立或維護Excel資料時…常常為了凸顯某些特定的資料而使用"顏色"來做分類標示。

這是一個很好的方式，也讓你的資料更容易辨識，也顯得更專業些!
(不過，千萬別弄得花花綠綠滴，反而失去了焦點)

不過如果你要凸顯的資料是有特定條件的，例如金額大於10,000元，用綠色來標示；小於10,000元用紅色。你會怎麼做?
一筆一筆看…然後逐筆更改文字格式或儲存格底色嗎?
那下次金額更改時，又要手動調整一次?

今天我們要上的課，就是教你如何讓Excel自動幫你變更顏色~
一起來讓Excel幫你做事吧!!別讓它閒著了~

〔格式化條件〕

範例：業務員業績若大於等於業績目標，業績欄位更改為綠色，若未達目標，欄位改為紅色。












分析：需要B3~B7的儲存可與B1的目標來做比較，>=B1則更改底色為綠色。<B1則更改為紅色。

作法：
《1》我們先在第一筆資料(B3)，設定〔格式化條件〕

點選〔設定格式化條件〕→〔新增規則〕，會開啟以下視窗：

規則類型有非常多的選項，老師最常用的就是最後一項<1>〔使用公式來決定要格式化哪些儲存格〕，因為這一項大概就可以解決95%的問題，而剩下的5%問題…我想，你我要遇到的機率都非常的低~~(基於腦容量永遠都不夠的限制條件，只要學最常需要的即可)

《2》選取後，就會跳出格式化的公式輸入區，點選<2>

在格式化規則裡，輸入  =$B3>=$B$1
這裡要輸入的就是你要改變顏色的條件，複習一下題目：業務員業績($B3)若大於等於(>=)業績目標($B$1)，業績欄位更改為綠色


◎各位有沒注意到，儲存格欄列前老師有放上$這個絕對位置符號。這個很重要，有概念的學員就先試吧!因為這個要說明…實在是又得開一堂概念課了!!這裡就先暫時跳過去吧!
但業績目標，因為每個業務員要比對的目標，都是B1這個欄位，所以請務必打成$B$1喔~


◎另外有沒有人很厲害，注意到條件中有個顏色特別不一樣的…是的，就是那個=，這個是一般人在設定絛件時，很容易常漏掉的。記得"條件前"還要加"="喔!




《3》條件設好就來設定格式囉~

大夥兒看到這裡可以設定的，都可使用喔!包括字型的顏色、大小等，儲存格框線(老師常常用這個請Excel幫我畫框線，因為我太懶了)，儲存格底色。

●●到這裡…我們就已將第一個格式化條件設好了!!給自己鼓勵一下~~
    第二個條件：業務員業績($B3)若小於(<)業績目標($B$1)，業績欄位更改為紅色
    就當練習實作的功課吧!重覆《1》~《3》的動作，再設定一次!

如果你完成了…千萬別以為結束了喔!!因為目前只設定了B3這一個儲存格的格式化條件…別忘了我們的業績欄位是B3~B7


《4》〔設定格式化的條件〕→〔管理規則〕：我們來針對剛剛設定的條件，把適用的範圍加上去。





在〔套用到〕的設定裡，預設都=$B$3。請直接將它改為=$B$3:$B$7

◎套用到這個功能，是在MSOffice Excel 2007版以後才有的喔!如果是之前的版本，最多只能設3個格式化設定。而且適用的範圍只能用儲存格格式複製過去(這時就考驗你寫條件的絕對相對位置的功力…嘿嘿)

做完這一步…你會發現…耶~~格式自動改變了喔!

放鞭炮~~~這麼長的課程…都快睡著了!!下課~~~